Einwilligung für Wettbewerbsnachrichten nachweisen: Kontaktlisten prüfen

Welche Angaben belegen die Einwilligung für Wettbewerbsnachrichten?

Ein nachvollziehbarer Nachweis verbindet eine Person mit einer konkreten Zustimmung: Sie sollten erkennen können, wann, wo und wofür die Person dem Kontakt zugestimmt hat. Eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer in einer Tabelle belegt für sich genommen nicht, dass Wettbewerbsnachrichten erwünscht sind.

Prüfen Sie für jeden Eintrag, ob Sie diese Angaben auffinden können:

• Quelle: Über welches Formular, welchen Anmeldeprozess oder welche direkte Anfrage kam der Kontakt zustande?
• Wortlaut: Was wurde der Person zum Zweck der Kontaktaufnahme angezeigt?
• Zeitpunkt: Wann wurde die Zustimmung erfasst?
• Kanal: War die Zustimmung für E-Mail, WhatsApp, Telegram oder einen anderen benannten Weg gedacht?
• Widerruf: Gibt es eine verlässliche Kennzeichnung, falls die Person ihre Zustimmung zurückgezogen hat?

Bewahren Sie nach Möglichkeit den damaligen Text oder eine Version des Formulars zusammen mit dem Datensatz auf. Notieren Sie außerdem, wer die Liste exportiert oder geprüft hat. So kann eine zweite Person den Zusammenhang nachvollziehen, statt eine pauschale Aussage wie „Newsletter-Kontakt“ erraten zu müssen. Fehlt ein entscheidender Baustein, markieren Sie den Eintrag zur Klärung und nehmen Sie ihn bis dahin aus dem Versand heraus.

Darf ich Kontakte per WhatsApp oder Telegram zu einem Wettbewerb anschreiben?

Schreiben Sie Kontakte über WhatsApp oder Telegram nur dann zum Wettbewerb an, wenn Ihre Unterlagen eine Zustimmung für genau diesen Kontaktweg und einen passenden Zweck erkennen lassen. Eine Telefonnummer im Kundenbestand oder eine E-Mail-Zustimmung ist kein sicherer Grund, denselben Aufruf einfach in einen Messenger zu verlagern.

Prüfen Sie vor dem Versand für jeden Kanal:

• Wird der Dienst ausdrücklich genannt, oder ist die Zustimmung auf einen anderen Weg beschränkt?
• Passt der Wettbewerbsaufruf zu dem Zweck, den die Person beim Eintragen erwarten konnte?
• Ist verständlich, wer schreibt und wie die Person weitere Nachrichten abbestellen kann?
• Gibt es eine aktuelle Sperrliste, die vor dem Versand abgeglichen wird?

Auch bei einer vorhandenen Community sollten Sie nicht annehmen, dass jede Mitgliedschaft eine persönliche Nachricht erlaubt. Veröffentlichen Sie einen Wettbewerbsaufruf in einem Kanal nur, wenn dessen Regeln und die Teilnahmebedingungen des Wettbewerbs diese Art der Bewerbung zulassen. Weitere praktische Hinweise finden Sie unter Wettbewerbe auf WhatsApp und Wettbewerbe auf Telegram. Halten Sie die Nachricht knapp: erklären Sie den Anlass, nennen Sie die Teilnahmebedingungen und verlinken Sie auf die offizielle Wettbewerbsseite. So können Empfänger vor dem Mitmachen selbst prüfen, worauf sie sich einlassen.

Wie prüfe ich eine E-Mail-Liste vor einem Wettbewerbsaufruf?

Prüfen Sie eine E-Mail-Liste vor dem Wettbewerbsaufruf in einer festen Reihenfolge: Herkunft und Einwilligung klären, Widerrufe abgleichen, unklare Datensätze aussortieren und erst dann den Nachrichtentext freigeben. Eine Liste, die technisch versandbereit ist, ist nicht automatisch für diesen Zweck geeignet.

Gehen Sie die folgenden Punkte durch:

1. Exportherkunft: Ermitteln Sie, aus welchem Formular oder System die Adressen stammen und wann der Export erstellt wurde.
2. Zustimmungstext: Suchen Sie die damals sichtbare Formulierung. Prüfen Sie, ob ein Wettbewerbsaufruf vom beschriebenen Zweck umfasst ist.
3. Abmeldungen und Sperren: Vergleichen Sie den Export mit der aktuellen Sperrliste, bevor Sie eine Zielgruppe bilden.
4. Dubletten und Unklarheiten: Entfernen Sie doppelte Datensätze und halten Sie Kontakte ohne ausreichenden Nachweis zurück.
5. Inhalt der Nachricht: Nennen Sie Absender und Wettbewerb klar, verlinken Sie Teilnahmebedingungen und zeigen Sie, wie weitere Nachrichten beendet werden.

Wenn Sie eine Liste von einem Partner erhalten haben, verlangen Sie nachvollziehbare Informationen zur Erhebung und zum genauen Zustimmungstext. Eine Zusicherung ohne prüfbare Herkunft hilft Ihnen nicht, die einzelnen Kontakte einzuordnen. Für den Kanal E-Mail bietet die Seite Wettbewerbsaufrufe per E-Mail weitere Hinweise zur passenden Ansprache.

Wie organisieren Sie Widerrufe und eine saubere Kontaktliste?

Eine geprüfte Kontaktliste braucht einen Ablauf für Widerrufe: Neue Sperren müssen in allen betroffenen Versandlisten ankommen, bevor die nächste Nachricht geplant wird. Legen Sie deshalb fest, wer eine Abmeldung erfasst, wo sie gespeichert wird und wie der Abgleich vor jedem Versand erfolgt.

Praktisch ist eine Statuskennzeichnung pro Kontakt, zum Beispiel „geprüft“, „Rückfrage nötig“ oder „gesperrt“. Ergänzen Sie sie mit dem Kanal und dem Datum der letzten Prüfung. Bewahren Sie nur die Angaben auf, die für die Zuordnung und die Durchführung dieses Ablaufs gebraucht werden; vermeiden Sie unkontrollierte Tabellenkopien in persönlichen Postfächern oder Chats.

Planen Sie außerdem einen einfachen Weg für Rückmeldungen ein. Wenn jemand mitteilt, dass keine weiteren Nachrichten gewünscht sind, sollte diese Information nicht in einem Gesprächsverlauf liegen bleiben. Aktualisieren Sie den zentralen Bestand und nehmen Sie den Kontakt aus geplanten Aussendungen heraus. Prüfen Sie vor jedem Versand, ob die verwendete Datei tatsächlich die aktuelle Fassung ist. Ein Regel- und Risikocheck kann zusätzlich dabei helfen, den geplanten Kontaktweg, den Nachrichtentext und die Teilnahmebedingungen vor dem Start gemeinsam durchzugehen.

Was sollten Sie vor dem Aufruf bei Wettbewerbsregeln und Abstimmung prüfen?

Bevor Sie Ihre Kontakte um Teilnahme oder Unterstützung bitten, lesen Sie die Wettbewerbsregeln und erklären Sie die Abstimmungsschritte so, wie sie tatsächlich ablaufen. Teilnehmende sollten wissen, ob sie sich registrieren, eine E-Mail bestätigen, sich über ein soziales Konto anmelden, ein Captcha lösen oder eine tägliche Begrenzung beachten müssen.

Erstellen Sie vor der Nachricht eine kurze Prüfliste:

• Ist externe Werbung für den Wettbewerb erlaubt?
• Ist die gewünschte Bitte an Kontakte mit den Teilnahmebedingungen vereinbar?
• Welche Schritte muss eine Person selbst ausführen, damit ihre Stimme gezählt werden kann?
• Gibt es eine tägliche Begrenzung oder eine Abstimmung nur in einer App?
• Sind Altersanforderungen und nötige Zustimmung einer erziehungsberechtigten Person verständlich beschrieben?

Erklären Sie nur die vorgesehenen Schritte und erinnern Sie Unterstützende daran, sie vollständig auszuführen. Helfen Sie niemandem, Schutzmaßnahmen zu umgehen. Wenn die Regeln externe Werbung untersagen, sollte der Aufruf nicht stattfinden. Bei der Bewerbung nutzen wir keine gekauften Stimmen, Follower oder Interaktionen und setzen weder Bots noch Skripte, gefälschte Konten oder Klickfarmen ein; solche Vorhaben übernehmen wir nicht.

Die Freigabe von Anzeigen und deren Ausspielung liegen bei der jeweiligen Plattform; auch der Wettbewerbsveranstalter entscheidet, welche Stimmen nach seinen Regeln zählen. Deshalb versprechen wir weder einen Gewinn noch eine bestimmte Stimmenzahl oder Platzierung, sondern nur die vereinbarte Arbeit und deren nachvollziehbare Berichterstattung.

Was sollten Sie für eine nachvollziehbare Prüfung bereitlegen?

Für eine zügige Prüfung reichen keine bloßen Adresslisten: Stellen Sie die Unterlagen zusammen, mit denen sich Herkunft, Zweck und Kanal der Zustimmung nachvollziehen lassen. Das ermöglicht eine klare Entscheidung darüber, welche Kontakte angesprochen werden können und welche erst geklärt oder ausgeschlossen werden sollten.

Bereiten Sie nach Möglichkeit Folgendes vor:

• einen Beispieldatensatz mit den vorhandenen Angaben zur Quelle, zum Zeitpunkt und zum Kanal;
• den Wortlaut des Anmeldeformulars oder der damaligen Zustimmung, sofern verfügbar;
• die aktuelle Liste von Abmeldungen und gesperrten Kontakten;
• den geplanten Nachrichtentext und die Zielseite des Wettbewerbs;
• die Teilnahmebedingungen sowie die Beschreibung der Abstimmungsschritte;
• eine kurze Notiz dazu, wer den Versand verantwortet und wie Rückmeldungen bearbeitet werden.

Bei einer Prüfung durch Premium Promotions gleichen wir diese Unterlagen mit dem geplanten Kontaktweg und dem Wettbewerbsaufruf ab und markieren offene Punkte, bevor eine Kampagne startet. Senden Sie dafür keine unnötigen personenbezogenen Angaben; zunächst genügt eine anonymisierte Beschreibung des Listenaufbaus und der vorhandenen Nachweise. Starten Sie mit einer kostenlosen Wettbewerbsanalyse, um die nächsten Prüfschritte zu besprechen, und erfahren Sie mehr über unser Contest-Marketing.